L’Échange de Données Informatisé (EDI) est un système permettant d’échanger des informations entre entreprises, de façon automatisée.
Les données sont transférées d’ordinateur à ordinateur via un réseau de télécommunication, en utilisant des formats normés, créés par un logiciel spécifique.
Comment cela fonctionne ?
La standardisation : Les données échangées sont converties en messages normés par un logiciel traducteur.
La transmission : Les messages sont envoyés et reçus via des réseaux de télécommunication.
L’automatisation : Les processus commerciaux comme les commandes et les factures sont automatisés, réduisant ainsi les interventions humaines et les erreurs.
Quels en sont les bénéfices ?
🔸Réduction des erreurs : Moins d’intervention humaine signifie moins d’erreurs de saisies.
🔸Augmentation de l’efficacité : Les transactions sont plus rapides, réduisant les délais de traitement.
🔸Diminution des coûts administratifs et des besoins en papier.
🔸Traçabilité : Suivi précis des échanges d’information.
🔸Collaboration améliorée : Renforcement des relations avec les partenaires commerciaux grâce à une communication fluide et sécurisée.
En clair, avec l’EDI, les échanges d’information deviennent plus rapides, plus précis et moins coûteux.
Pourquoi ? Parce qu’il élimine les erreurs humaines et réduit le temps pour traiter les informations. Imaginez que vous n’ayez plus à attendre que votre destinataire ouvre une enveloppe ou un mail… traite les données et prenne le temps de vous répondre.
Grâce à l’EDI, tout cela se fait en un instant !
Visualisons les étapes
De manière traditionnelle :
Vous souhaitez envoyer des informations à une personne ou une entreprise (une commande, une facture, une confirmation de livraison…).
➡ Vous rassemblez les informations dans un document que vous envoyez ensuite par mail (ou plus anciennement par courrier).
➡ Vous êtes ensuite dans l’attente d’un retour (le destinataire doit prendre le temps de lire les informations, les retranscrire dans son système, vous envoyer une réponse…)
Avec l’EDI, tout est automatisé :
Votre ordinateur collecte les informations nécessaires (commande, facture, livraison…) et crée automatiquement un message électronique qui est envoyé directement via un réseau de télécommunication à l’ordinateur du destinataire.
➡ L’autre ordinateur reçoit le message et l’intègre automatiquement dans son propre système.
Aucun besoin de lire ni de saisir manuellement les informations, tout se fait tout seul.
Comment le mettre en place ?
3 conditions sont nécessaires avant de se lancer :
🔸Les partenaires doivent chacun disposer d’un ordinateur, quelle que soit sa marque ou son modèle.
🔸Les transactions commerciales (commandes, factures, etc.) doivent être traitées par un logiciel spécialisé.
🔸 Les partenaires doivent avoir un logiciel de télécommunication sur leurs ordinateurs et avoir décidé d’un même code pour les produits.
2 moyens sont ensuite possibles :
En externe : Utilisation de services WebEDI proposés par des prestataires spécialisés.
En interne : Installation d’une solution EDI au sein de l’entreprise.
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Toutes les entreprises peuvent utiliser une solution d’échange de données informatisé pour envoyer des documents commerciaux à leurs partenaires (clients, fournisseurs, banques, employés…).
Cette solution fonctionne à condition que les partenaires soient capables de recevoir, interpréter et intégrer les documents dans leurs systèmes d’information et ainsi optimiser leurs échanges commerciaux.
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