Avec la réforme de la facture électronique qui sera effective en septembre 2026, les entreprises sont confrontées à un choix important : celui du prestataire qui facilitera leurs transactions électroniques.
Parmi les options disponibles, on retrouve les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP), le Portail Public de Facturation (PPF), et les Opérateurs de Dématérialisation (OD).
Les Plateformes de Dématérialisation Partenaire :
*Il n’est en aucun cas obligatoire de faire appel à une PDP !
Cette plateforme immatriculée par l’État possède une certification pour une période de 3 ans seulement.
Elle permet de :
– Émettre et recevoir les factures électroniques (et les cycles de vie liés),
– Convertir les factures au format normé,
– Transmettre directement les factures aux partenaires, dans d’autres formats que ceux retenus par l’État,
– Transmettre les informations de paiement pour les transactions.
Mais peut être limitée :
– Automatisation Limitée : Les plateformes partenaires peuvent offrir une certaine automatisation, mais elles peuvent manquer de flexibilité pour s’adapter à vos besoins spécifiques.
– Gestion en Interne Requise : Vous pourriez être chargé(e) de gérer certains aspects de la dématérialisation, ce qui peut entraîner une charge de travail supplémentaire pour votre équipe.
– Personnalisation Limitée : Les options de personnalisation sont souvent restreintes, ce qui peut compromettre l’adaptabilité de la solution à votre environnement professionnel unique.
Le Portail Public de Facturation :
*Mis à disposition par l’État, le PPF est entièrement gratuit.
Il permet de :
– Saisir, déposer, transmettre et recevoir les factures électroniques (et les cycles de vie liés),
– Transmettre directement les données à l’administration fiscale,
– Gérer l’annuaire central pour la facturation électronique.
Zoom sur l’Opérateur de Dématérialisation :
Un Opérateur de Dématérialisation (OD), est un prestataire de services spécialisé dans l’accompagnement des entreprises dans leurs processus de dématérialisation des factures.
Celui-ci facilite les échanges commerciaux en assurant la réception et l’émission des factures électroniques (ainsi que les cycles de vie liés) via le PPF directement, agissant ainsi comme un intermédiaire essentiel entre les entreprises et les plateformes de dématérialisation et/ou le PPF.
Quels en sont les avantages ?
Personnalisation et flexibilité :
- Les OD offrent une plus grande flexibilité pour personnaliser le processus de dématérialisation en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise. Vous pouvez adapter les flux de travail et les formats de données selon vos préférences.
Intégration simplifiée :
- Les OD peuvent être intégrés plus facilement dans les systèmes de gestion existants de votre entreprise. Ils s’intègrent directement dans vos logiciels de comptabilité, ERP, ou autres, ce qui simplifie la transition vers la facturation électronique.
Contrôle total des données :
- En utilisant un OD, vous conservez un contrôle total sur vos données sensibles, car elles ne passent pas par une tierce partie. Cela renforce la sécurité de vos informations financières et garantit la confidentialité de vos transactions.
Économies de coûts :
- Les OD peuvent réduire les coûts liés à la facturation papier, à l’archivage et à la gestion des documents. En éliminant les frais d’impression, de poste et de stockage, vous pouvez réaliser des économies significatives à long terme.
Adaptabilité aux évolutions légales :
- Les OD sont généralement mieux préparés pour s’adapter aux évolutions légales en matière de facturation électronique. Ils peuvent rapidement mettre à jour leurs systèmes pour être conformes aux nouvelles réglementations, ce qui vous évite de devoir constamment vous adapter.
Support personnalisé :
- Les OD offrent souvent un support personnalisé et une assistance continue pour aider votre entreprise à tirer pleinement parti de la facturation électronique. Vous bénéficiez d’une relation de service plus étroite que sur une PDP.
Possibilité de choisir ses partenaires :
- En optant pour un OD, vous avez la liberté de choisir vos propres partenaires commerciaux avec lesquels vous souhaitez échanger des factures électroniques. Vous n’êtes pas lié à une liste de partenaires imposée par une PDP.
Éviter les frais de transaction :
- Les PDP peuvent facturer des frais de transaction pour chaque échange de document. Avec un OD, vous pouvez éviter ces frais supplémentaires, ce qui peut être avantageux si vous avez un grand volume de transactions.
Plus grande agilité :
- Les OD vous permettent de vous adapter plus rapidement aux besoins changeants de votre entreprise. Vous pouvez facilement ajouter de nouveaux flux de travail ou ajuster vos processus sans dépendre d’un tiers.
Choisir le bon prestataire pour vos échanges de données informatisées est essentiel pour assurer le succès et la sécurité de votre entreprise.
Les Opérateurs de Dématérialisation (OD) se distinguent par leur flexibilité, leur durabilité et leur sécurité renforcée. En optant pour un OD, votre entreprise peut bénéficier d’une solution sur mesure, adaptée à ses besoins spécifiques, tout en garantissant une protection optimale des données sensibles.
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