L’Échange de Données Informatisé (E.D.I) se caractérise par un échange d’informations automatisé entre deux partenaires, d’ordinateur à ordinateur. Cet échange est réalisé via un moyen de télécommunication, sous la forme de message standardisé, normé, et créé par un logiciel traducteur.
3 conditions doivent être respectées avant sa mise en place :
- Disposer d’un ordinateur, quels qu’en soient la marque et le modèle,
- Les flux commerciaux à échanger (commandes, factures…) doivent être traités sur ces ordinateurs grâce à un logiciel dit « traducteur » qui respectera une norme précise de traitement,
- Disposer sur ces ordinateurs, d’une solution de télécommunication et avoir référencé les produits (codification article…).
Plusieurs étapes sont nécessaires pour la mise en place d’une solution d’Échange de Données Informatisé au sein d’une entreprise :
- L’évaluation des besoins et des objectifs
Cette première étape permet à nos équipes d’identifier les besoins de votre entreprise (réduire vos coûts, optimiser votre temps, automatiser vos tâches…).
Concrètement, qu’elles sont vos attentes avec une solution EDI ?
- L’évaluation de vos ressources disponibles
Quels sont les partenaires commerciaux avec lesquels vous souhaitez échanger, êtes-vous accompagné par un prestataire informatique pour vos paramétrages ?
Nous identifions les caractéristiques techniques de votre entreprise et votre mode de fonctionnement, pour déterminer comment l’EDI peut les améliorer.
- Le choix d’un fournisseur EDI
À vous de rechercher et d’évaluer les différents fournisseurs présents sur le marché, en comparant les coûts, l’expérience et les différentes fonctionnalités proposées par ceux-ci.
Cette recherche vous permettra de choisir celui qui vous correspond le mieux, pour un accompagnement qui VOUS ressemble !
Quelque soit votre secteur d’activité, EDICOT propose des solutions logicielles qui s’adapte à tous types d’entreprise, pour une utilisation de manière externalisée comme pour une utilisation en interne.
- La configuration de la solution EDI
Pour cette étape, il est important de définir l’infrastructure nécessaire à la mise en place de l’EDI, comprenant l’installation de logiciels spécifiques, la définition des protocoles de transmission, les serveurs de messagerie ou la création des profils dédiés pour les échanges avec vos partenaires.
Il est également important de définir les formats de données qui seront utilisés pour vos échanges (Factur-X, CII, UBL, EDIFACT, XML, ANSI X12…) en s’assurant que vos destinataires pourront les lire.
- Les tests
Une phase de tests est réalisée avant le déploiement de l’EDI, afin de s’assurer du bon fonctionnement du processus et de la qualité des échanges dématérialisés.
Cela permet également de réaliser une phase d’adaptation au sein de l’entreprise.
- Déploiement et suivi
Une fois la phase de tests terminée et validée, la solution EDI est officiellement lancée pour vous simplifier la vie !
Il ne reste plus qu’à assurer un suivi quotidien, et veiller à ce que tous les échanges soient réalisés dans les règles de l’art.
À vous le gain de temps, la réduction des coûts et l’optimisation de votre efficacité !
Ces différentes étapes sont primordiales afin de mettre en place la solution d’Échanges de Données Informatisé (EDI) qui correspond à votre entreprise pour que vous puissiez bénéficier de tous ses avantages.
Nos équipes EDICOT restent à votre disposition pour vous accompagner dans la définition de votre projet EDI. Contactez-nous dès maintenant !
